Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen 2016/679 sekä henkilötietolain 523/1999 10 §:n mukainen tietosuojaseloste ja seloste käsittelytoimista

1. REKISTERINPITÄJÄ

Ulvilan Pesä-Veikot ry

Postiosoite:
PL 22
28401 Ulvila

Käyntiosoite:
Nahkatakki 2
28400 Ulvila

2. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVASSA ASIASSA

Ulvilan Pesä-Veikot ry/toimisto
PL 22
28401 Ulvila
toimisto (ät) ulvilanpesa-veikot [piste] fi

3. REKISTERIT

1. Ulvilan Pesä-Veikkojen jäsenrekisteri
2. Ulvilan Pesä-Veikkojen toimijaluettelo
3. Ulvilan Pesä-Veikkojen pelaajaluettelo
4. Ulvilan Pesä-Veikkojen yhteistyökumppanirekisteri
5. Ulvilan Pesä-Veikkojen tapahtumien osallistujaluettelo (pesiskoulut, leirit, fanimatkat ym.)

4. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE

1. Ulvilan Pesä-Veikkojen jäsenrekisteriin kerätään seuran jäsenten tiedot (nimi, osoite ja sähköpostosoite), jotta jäsenkirjeet voidaan lähettää asianosaisille joko sähköpostitse tai postitse.
2. Ulvilan Pesä-Veikkojen toimijaluetteloon kerätään seuran toimijoiden (valmentajat, joukkueenjohtajat, rahastonhoitajat ja johtokunnan jäsenet) yhteystiedot (nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite) sisäistä viestintää varten. Lisäksi seuraavilta johtokunnan jäseniltä kerätään myös henkilötunnus- ja osoitetiedot yhdistyslakiin perustuen (puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri ja taloudenhoitaja).
3. Ulvilan Pesä-Veikkojen pelaajaluetteloihin kerätään pelaajien tiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, huoltajien yhteystiedot ja mahdolliset ruoka-aineallergiat ja sairaudet, jotka voivat haitata harrastamista), jotta pelaajille voidaan hankkia lisenssit, ilmoittaa leireille tarvittavat tiedot sekä sisäistä viestintää varten. 
4. Ulvilan Pesä-Veikkojen tapahtumiin osallistujilta kerätään seuraavat tiedot:
   • Nmi
   • Syntymäaika + vuosi (jos on tarve hankkia lisenssi tai vakuutus)
   • Puhelinnumero
   • Sähköpostiosoite
   • ruoka-aineallergiat vain tilaisuuksiin, joissa on tarjoilua (perusteluna rekisteröidyn elintärkeä etu eli terveys)
5. Ulvilan Pesä-Veikkojen yhteistyökumppanirekisteriin kerätään tiedot seuran yhteistyökumppaneista ulkoisen viestinnän ja laskuttamistarkoituksiin. Kumppaneista kerätään seuraavat tiedot: 
   • Yhteistyökumppanin nimi
   • Yhteyshenkilö
   • Yhteyshenkilön sähköpostiosoite ja puhelinnumero
   • Laskutusosoite

5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN JA REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Henkilötietoja voidaan käsitellä vain ennalta määriteltyihin käyttötarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:

• Jäsenten rekisteröinti
• Kilpailutoiminnan toteuttaminen (esim. pelaajasiirrot, ottelupöytäkirjat)
• Tulospalvelun ylläpito ja tilastojen julkaisu
• Vakuutustietojen välittäminen vakuutusyhtiölle
• Sähköinen jäsenviestintä
• Jäsenetujen saamiseksi tulee olla erillinen suostumus sähköiseen suoramarkkinointiin. 
• Toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen

6. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

Käyttäjän antamat tai henkilökohtaisesti tunnistavat tiedot:

• Jäsenen perustiedot, kuten:

• nimitiedot
• sukupuoli
• syntymäaika
• kasvattajaseura
• yhteystiedot
• osoitetiedot
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• asiointikieli
• muut jäsenen demografiatiedot

• Rekisteröitymistiedot, kuten:

• käyttäjätunnus
• salasana
• muu mahdollinen yksilöivä tunnus

• Henkilön kuva
• Mahdolliset luvat ja suostumukset
• Jäsensuhdetta koskevat tiedot, kuten:
  • laskutus- ja maksutiedot
    • tuote- ja tilaustiedot                         
    • asiakaspalautteet ja yhteydenotot
    • peruutustiedot

• Viestinnän toteuttamiseen liittyvät tiedot sekä palveluiden käyttöä koskevat tiedot, kuten:
  • selailu- ja hakutiedot ja tunnistautumistiedot
  • tiedot palveluiden käytöstä
• Rekisteröintitiedot, kuten:
  • Rekisteröintihistoria (esim. pelaajasiirrot) 
  • Mahdolliset henkilötodistukset, pelaaja- ja siirtosopimukset
• Ottelutilastot, kuten:
  • Ottelut
  • Tehdyt ja tuodut juoksut     
  • Varoitukset
  • Pelikiellot
  • Muut ottelutapahtumaan liittyvät tilastointitiedot
• Palkan- ja palkkionmaksuun liittyvät yksilöivät tiedot, kuten henkilötunnus
• Järjestelmän käyttötiedot ja –tilastot
• Tapahtumien osallistumistiedot
• Seuran ja henkilön kilpailutoimintaan liittyvät tiedot sekä muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot

7. JÄSENREKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Jäsentä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti:

• Jäseneltä itseltään suoraan sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, mobiilisovelluksen kautta tai muulla vastaavalla tavalla
• Rekisterinkäsittelijän (esim. seurakäyttäjän) tai toimihenkilön (esim. tuomarin) syöttäminä
• Evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla
• Suomen Pesäpalloliiton jäsenseurojen rekistereistä ja kilpailujärjestelmistä
• VRK/Väestötietojärjestelmästä, Postin osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä.

8. TIETOJEN SÄILYTTÄMISAIKA

Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa 5 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön ja Suomen Pesäpalloliiton kilpailumääräysten mukaisesti.

9. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄT

Rekisterinpitäjän työntekijät sekä johtokunnan jäsenet voivat käsitellä henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

10. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET

Emme myy tai vuokraa tunnistetun käyttäjän henkilötietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa.

• Voimme luovuttaa käyttäjän tietoja kolmansille osapuolille, mikäli käyttäjä on antanut siihen suostumuksensa.
• Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.
• Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.
• Mikäli fuusioimme tai muutoin järjestelemme toimintaamme, käyttäjän henkilötietoja voidaan luovuttaa uuden organisaation sisällä.
• Suomen Pesäpalloliiton jäsenseurojen rekistereihin, kilpailujärjestelmiin ja julkaisuihin

11. EVÄSTEET JA SELAILUN SEURANTA

Voimme kerätä käyttäjän päätelaitetta koskevia tietoja evästeiden ("cookies") ja muiden vastaavien tekniikoiden, kuten selaimen paikallisen tietovaraston, avulla. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät usein nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat selaimet.

Kolmannet osapuolet voivat asettaa evästeitä käyttäjän päätelaitteelle käyttäjän vieraillessa palveluissamme tilastoidakseen eri sivustojen kävijämääriä. Kolmansilla osapuolilla tarkoitetaan Suomen Palloliiton ulkopuolisia tahoja, kuten mittaus- ja seurantapalveluiden tarjoajia.

Palvelumme voivat myös sisältää linkkejä muihin sivustoihin ja yhteisöpalveluihin, mutta emme vastaa näiden ulkopuolisten sivustojen yksityisyydensuojakäytännöistä tai sisällöistä. Suosittelemme tutustumaan näiden palveluiden yksityisyydensuojaa koskeviin ehtoihin.

12. MOBIILISOVELLUSTEN YKSITYISYYDENSUOJAEHDOT

Mobiilisovelluksiimme, jotka on saatettu käyttäjän saataville esimerkiksi Applen App Storen, Googlen Playn tai Microsoft Storen kautta, sovelletaan tämän tietosuojaselosteen lisäksi myös kyseisen palveluntarjoajan ehtoja. Lisäksi käyttäjän tulee hyväksyä sovelluksen omat käyttöehdot.

13. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Olemme sitoutuneita tarjoamaan käyttäjillemme valintoja ja hallintamahdollisuuksia tietosuojaan liittyen. Alla listaamme erilaisia tapoja, joilla käyttäjämme voivat vaikuttaa tietojen keräämiseen ja käsittelyyn.

Tietojen tarkastus- ja oikaisuoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen:

Ulvilan Pesä-Veikot / Tietosuoja
PL 22
28401 Ulvila tai sähköpostitse osoitteeseen toimisto (ät) ulvilanpesa-veikot [piste] fi

Tarkastuspyyntö voidaan esittää myös henkilökohtaisesti osoitteessa Lauttaranta 3, 28400 Ulvila, jos toimistolla on sillä hetkellä työntekijä paikalla.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse toimisto (ät) ulvilanpesa-veikot [piste] fi   

Oikeus kieltää sähköinen jäsenviestintä

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää sähköinen jäsenviestintä ilmoittamalla siitä sähköpostitse toimisto (ät) ulvilanpesa-veikot [piste] fi

Evästeiden estäminen ja tyhjentäminen

Käyttäjällä on mahdollisuus estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia. Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa palveluidemme toiminnallisuuteen.

Käyttäjä voi tyhjentää evästeet selaimen asetuksista. Tyhjentämällä evästeet säännöllisin väliajoin käyttäjä vaihtaa tunnistetta, jonka pohjalta käyttäjästä muodostuu profiili. Evästeiden tyhjentäminen ei kuitenkaan lopeta kokonaan tiedon keruuta, vaan pikemminkin nollaa aikaisempiin käyttäytymistietoihin pohjautuvan profiilin.

Oikeus poistaa tiedot

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan hänen tietonsa kaikista rekisterinpitäjän järjestelmistä ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse toimisto (ät) ulvilanpesa-veikot [piste] fi. Jäsenrekisterin tietojen poistaminen saattaa vaikuttaa jäsenen mahdollisuuteen osallistua viralliseen kilpailutoimintaan.

14. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat ympärivuorokautisesti valvotuissa tiloissa.

15. TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTTAMINEN

Kehitämme palvelujamme jatkuvasti ja pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissamme. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.